Ερωτηματολόγιο — Διευκρινιστική κλήση πιλότου (γραφείο email-παραγγελιών)

Αντίγραφο εργασίας στα ελληνικά για τη διεξαγωγή της κλήσης (ADR-011). Το αγγλικό αρχείο questionnaire-pilot-order-desk.md είναι το κύριο· οι απαντήσεις καταγράφονται στα αγγλικά.

✅ Η κλήση έγινε στις 2026-07-06 (Fathom, 56′). Οι απαντήσεις έχουν καταγραφεί ανά ερώτηση στο αγγλικό master· η πλήρης καταγραφή στο interview note. Αυτό το αντίγραφο μένει ως είχε για το αρχείο — μη το ενημερώνετε.

Εισαγωγή

Σκοπός. Δομημένη ατζέντα για τη διευκρινιστική κλήση με τον CEO της Prime Products σχετικά με τον πιλότο REQ-014. Μία κλήση πρέπει να αποδώσει: ποιο τμήμα, ποια συστήματα, ποιοι περιορισμοί, τι σημαίνει επιτυχία.

Μέθοδος. Καθοδηγούμενη συζήτηση, όχι φόρμα. Η συνάντηση καταγράφεται με Fathom. Διάρκεια: ~60 λεπτά. Αν ο χρόνος πιέσει, οι ενότητες Α, Δ και Θ είναι οι απαραίτητες.

---

Α. Το τμήμα (απαραίτητο)

1. Ποιο ακριβώς τμήμα τρέχει αυτή τη ροή και πώς λέγεται εσωτερικά; Είναι όλη η ροή (email → SoftOne → αντιστοίχιση B2B → παρακολούθηση) μέσα σε ένα τμήμα ή μοιράζεται σε περισσότερα;
2. Ποιος το διοικεί και πόσα άτομα δουλεύουν καθημερινά στις παραγγελίες;
3. Ποιος θα ήταν ο καλύτερος πρωταθλητής (champion) του πιλότου — ο άνθρωπος της πράξης που ξέρει κάθε εξαίρεση και είναι ανοιχτός σε νέα εργαλεία;
4. Μπορούμε να πάρουμε συνέντευξη από τον προϊστάμενο και 2–3 χειριστές, και να καθίσουμε μαζί τους μισή μέρα για παρατήρηση; Ποιος το κανονίζει;

Β. Εισερχόμενες παραγγελίες (email)

5. Πόσες παραγγελίες πελατών φτάνουν την ημέρα/εβδομάδα και πόσο εποχικός είναι ο όγκος;
6. Σε τι μορφή έρχονται — ελεύθερο κείμενο, PDF εντολές αγοράς, Excel, φωτογραφίες/σκαναρίσματα, τηλέφωνο-και-μετά-email; Περίπου τι ποσοστό το καθένα;
7. Ένα κοινό γραμματοκιβώτιο, περισσότερα, ή προσωπικά inbox; Ποιες διευθύνσεις;
8. Σε ποιες γλώσσες έρχονται οι παραγγελίες; (ελληνικά / αγγλικά / και τα δύο / άλλο)
9. Τι κάνει ένα email παραγγελίας «δύσκολο» σήμερα — κωδικοί που λείπουν, ασαφείς περιγραφές, ανάμεικτα προϊόντα, επείγουσες προθεσμίες πλοίων;
10. Οι ίδιοι πελάτες παραγγέλνουν επαναλαμβανόμενα τα ίδια προϊόντα (προβλέψιμα μοτίβα) ή κάθε παραγγελία είναι διαφορετική;

Γ. Καταχώριση παραγγελίας στο SoftOne

11. Ποιος καταχωρεί τις παραγγελίες στο SoftOne και πόση ώρα παίρνει μια τυπική παραγγελία;
12. Ποια έκδοση SoftOne έχετε και περιλαμβάνει η άδειά σας Web Services / πρόσβαση API; Αν δεν είστε σίγουροι — ποιος είναι ο συνεργάτης SoftOne να ρωτήσουμε;
13. Πόσο καλά είναι τα βασικά δεδομένα — πελάτες και προϊόντα στα email αντιστοιχίζονται αξιόπιστα με τις εγγραφές του SoftOne, ή γίνεται συχνά χειροκίνητη διασταύρωση;
14. Τι λάθη συμβαίνουν στην καταχώριση και τι κοστίζουν (λάθος προϊόν, λάθος τιμή, διπλοκαταχωρίσεις);

Δ. Αντιστοίχιση στο B2B προμηθευτή (απαραίτητο)

15. Σε ποιο/ποια συστήματα B2B προμηθευτών αντιστοιχίζετε προϊόντα; Ονόματα — ένα ή πολλά;
16. Πώς μπαίνει το γραφείο — web portal με login, API/EDI, αρχεία καταλόγου; Θα μπορούσαμε να έχουμε demo πρόσβαση;
17. Πώς γίνεται η αντιστοίχιση σήμερα — αναζήτηση με κωδικό προμηθευτή, περιγραφή, part number κατασκευαστή; Υπάρχει συντηρημένη αντιστοίχιση κωδικών προμηθευτή ↔ κωδικών SoftOne;
18. Τι γίνεται όταν ένα προϊόν δεν αντιστοιχίζεται — πρόταση υποκατάστατου, επιστροφή στον πελάτη, χειροκίνητη αναζήτηση;
19. Μετά την αντιστοίχιση, τοποθετείται παραγγελία αγοράς στο B2B μέσα στην ίδια ροή; Από ποιον;

Ε. Παρακολούθηση πελάτη

20. Περιγράψτε μας το «παρακολούθηση μέχρι την ολοκλήρωση»: από ποιες καταστάσεις περνά μια παραγγελία και ποιος ενημερώνει τον πελάτη σε καθεμία;
21. Πού παρακολουθείται η κατάσταση της παραγγελίας — SoftOne, Excel, το νήμα του email, στο μυαλό κάποιου;
22. Για τι σας κυνηγούν περισσότερο οι πελάτες — επιβεβαίωση, διαθεσιμότητα, ημερομηνία παράδοσης, μερικές αποστολές, τιμολόγια;
23. Υπάρχουν προσδοκίες χρόνου απόκρισης ή SLA, επίσημα ή άτυπα;

ΣΤ. Όγκοι, πόνος και μέτρηση βάσης

24. Αν έπρεπε να ονομάσετε τον έναν μεγαλύτερο πόνο σε αυτή τη ροή, ποιος είναι;
25. Χονδρικά, πόσο από τη μέρα του γραφείου πάει σε ξανα-πληκτρολόγηση και κυνήγι καταστάσεων, έναντι δουλειάς κρίσης (τιμολόγηση, υποκατάστατα, εξαιρέσεις);
26. Μπορούμε να μετρήσουμε μια εβδομάδα βάσης (χρόνος ανά παραγγελία, ποσοστό λαθών, καθυστέρηση ενημέρωσης) πριν αλλάξουμε οτιδήποτε; (ναι / ναι με όρους / όχι)

Ζ. Περιορισμοί και πρόσβαση σε δεδομένα

27. Μπορούμε να πάρουμε 20–50 αντιπροσωπευτικά email παραγγελιών (με συνημμένα) και τις αντίστοιχες παραγγελίες SoftOne ως δείγμα; Με ποιους όρους διαχείρισης δεδομένων;
28. Κόκκινες γραμμές για τον πιλότο — ενέργειες που το AI δεν πρέπει ποτέ να κάνει αυτόνομα (π.χ. αποστολή σε πελάτες, οριστικοποίηση παραγγελιών, τιμολόγηση);
29. Με ποιον από το IT να συνεργαστούμε για πρόσβαση σε γραμματοκιβώτιο, SoftOne και διαπιστευτήρια B2B;
30. Επιβεβαίωση στοιχείων εταιρείας: ιστότοπος primeproducts.gr, ΑΦΜ 998740232 — και ποιο domain email χρησιμοποιεί το προσωπικό (επηρεάζει την πρόσβαση στο Mission Control);

Θ. Επιτυχία και επόμενα βήματα (απαραίτητο)

31. Ποιο αποτέλεσμα, με δικά σας λόγια, κάνει τον πιλότο επιτυχία — και μέχρι πότε;
32. Αν ο πιλότος πετύχει, τι ακολουθεί — επέκταση στο πλήρες πρόγραμμα κατά την προσφορά Σταδίου 1, ή τμήμα-τμήμα;
33. Προσδοκίες προϋπολογισμού/χρονοδιαγράμματος ειδικά για τον πιλότο;
34. Υπάρχει κάτι για αυτό το τμήμα ή τη ροή που δεν ρωτήσαμε και πρέπει να ξέρουμε;